Funktionen – E-Mail-Datei-Ablage

E-Mail-Datei-Ablage: Automatisches Speichern von Anhängen in einem Ordner

Die Funktion „E-Mail-Datei-Ablage“ von DriveHQ ist eine Erweiterung der Funktion „Datei-Ablage“. Eine Datei-Ablage funktioniert wie ein Briefkasten bei der Post und ermöglicht es jedem, schnell und sicher Dateien hochzuladen. Teilen Sie einfach die URL der Datei-Ablage, und Nutzer können Dateien direkt in den Ordner hochladen, ohne ein Konto erstellen oder sich anmelden zu müssen.

Es ist so konzipiert, dass Sie Dateien von beliebigen Personen empfangen können, einschließlich potenzieller Kunden, unbekannter Benutzer, einmaliger Benutzer oder so vieler Benutzer, dass Sie nicht alle E-Mail-Adressen eingeben können.

Mit der Funktion „E-Mail-Datei-Ablagebox“ kann jeder Dateien per E-Mail-Anhang in eine „Datei-Ablagebox“ hochladen!

Email File Drop Box diagram - auto save attachment files to folder
Dateien per E-Mail empfangen. E-Mail-Anhänge automatisch auf einem Cloud-Dateiserver speichern oder organisieren

Details zum „E-Mail-Datei-Ablagefach“

  • Eine eindeutige E-Mail-Adresse für jeden „Datei-Ablage“-Ordner

    Wenn Sie eine „Datei-Dropbox“ erstellen, wird ihr automatisch eine eindeutige E-Mail-Adresse zugewiesen. Auch Nicht-DriveHQ-Mitglieder können Dateien in die „Datei-Dropbox“ hochladen, indem sie eine E-Mail mit den angehängten Dateien senden.

  • Anhänge werden automatisch im Ordner Datei-Ablage gespeichert und organisiert

    Wenn eine E-Mail an die E-Mail-Adresse „Datei-Ablage“ gesendet wird, kann der E-Mail-Server von DriveHQ die E-Mail automatisch analysieren, die Anhänge extrahieren und im Ordner „Datei-Ablage“ speichern. Die Dateien werden automatisch anhand der Absender-E-Mail-Adresse in Unterordnern organisiert.

  • Jeder kann Dateien sicher in Ihren Datei-Ablage-Ordner hochladen

    Sie müssen lediglich eine E-Mail an die Datei-Ablage-E-Mail-Adresse senden.Sie können keine Dateien im Ordner Datei-Ablage sehen. Sie (als Besitzer der Dateiablage) haben vollen Zugriff auf den Ordner.

  • Unbegrenzte Anzahl von Datei-Dropbox-Ordnern

    Die Anzahl der Datei-Ablageboxen in Ihrem Konto ist unbegrenzt.

  • Synchronisierte Datei-Ablage-Ordner

    Erstellen Sie in DriveHQ FileManager eine Synchronisierungsaufgabe, um Ihren Datei-Ablage-Ordner zu synchronisieren. Sie können auf Dateien zugreifen, die in den Cloud-basierten Ordner „File Drop Box“ hochgeladen wurden, und zwar im synchronisierten lokalen Ordner.

  • Benachrichtigungen zum Hochladen von Dateien

    Sie können E-Mail-Adressen zuweisen, die benachrichtigt werden sollen, wenn Dateien in einen Datei-Dropbox-Ordner hochgeladen werden.

  • Automatische E-Mail-Verarbeitung

    „E-Mail-Datei-Ablage“ ist eine sehr einfache Funktion des E-Mail-Systems von DriveHQ. DriveHQ unterstützt jedoch auch eine erweiterte automatische E-Mail-Verarbeitung. Zum Beispiel:

    - IP-Kameras können Bild-/Videodateien an eine spezielle Kamera-E-Mail-Adresse senden. Die angehängten Dateien können automatisch in einem Kameraordner organisiert werden. Bitte besuchen Sie https://www.cameraftp.com/de/.

    - Einige Scanner können so konfiguriert werden, dass sie gescannte Bilder oder PDF-Dateien an eine Datei-Ablage-E-Mail-Adresse senden. Die angehängten Dateien können automatisch auf dem Cloud-Dateiserver gespeichert werden.

    - Falls Sie weitere Anforderungen an die automatische E-Mail-Verarbeitung haben, kontaktieren Sie uns bitte.

  • E-Mail-Adresse für die Dateiablage anfordern

    Als Erstes müssen Sie einen Ordner erstellen und das Kontrollkästchen „Dies ist ein Datei-Ablage-Ordner“ aktivieren. Wenn Sie bereits einen Ordner namens „File Drop Box“ erstellt haben, können Sie sich einfach auf der Website DriveHQ.com anmelden und dann im DriveHQ-Startmenü auf „File Drop Box“ klicken. Daraufhin wird Ihnen eine Liste der „File Drop Box“-Ordner in Ihrem Konto angezeigt.

    My File Drop Box List / Manage My File Drop Box Folders
    Datei-Ablage-Ordner verwalten

    Klicken Sie auf den Namen eines „Datei-Ablagefachs“. Daraufhin wird die Seite „Datei-Ablagefach bearbeiten“ angezeigt (siehe unten). Die E-Mail-Adresse des „Datei-Ablagefachs“ finden Sie auf dieser Seite.

    My File Drop Box List / Manage My File Drop Box Folders
    Meine Dropbox-Ordnerliste

    Um Dateien zu erhalten, müssen Sie lediglich andere Benutzer bitten, E-Mails an die E-Mail-Adresse Datei-Ablage zu senden.

    Es gibt zwei Versionen von „File Drop Box“-E-Mail-Adressen:

    (1): dbx*********@*******.com (Wie im obigen Screenshot dargestellt). Wenn eine Person eine E-Mail mit Anhängen an diese E-Mail-Adresse sendet, erstellt das System automatisch einen Unterordner im Ordner Datei-Ablage. Der Name des Unterordners entspricht der E-Mail-Adresse des Absenders. Die im E-Mail-Anhang enthaltenen Dateien werden automatisch in diesem Unterordner gespeichert. Auf diese Weise werden die Anhänge in verschiedenen Unterordnern gespeichert, wenn mehrere Personen E-Mails an die Datei-Ablage senden. Mit dieser Methode lässt sich auch verhindern, dass Dateien überschrieben werden, wenn mehrere Personen Dateien mit demselben Namen per E-Mail versenden.

    (2): dbxd*********@*******.com (Hinweis: Ersetzen Sie einfach „dbx“ durch „dbxd“.) Wenn Sie diese E-Mail-Adresse verwenden, erstellt das System keine Unterordner. Angehängte Dateien werden direkt im Ordner Datei-Ablage gespeichert. Bitte stellen Sie daher sicher, dass die angehängten Dateien unterschiedliche Namen haben. Andernfalls kann es zu einem Überschreiben der Dateien kommen.

    Die Email Datei-Ablage-Funktion ist mit vielen Scannern kompatibel (z. B. Ricoh-Druckern).Sie können Ihren Scanner/Drucker so konfigurieren, dass die gescannten Dokumente automatisch an eine Datei-Ablage-E-Mail-Adresse gesendet werden. Anschließend werden die Dateien in Ihrem DriveHQ-Cloud-Ordner gespeichert und Sie können über den Windows-Datei-Explorer (mit dem DriveHQ Cloud Drive Mapping Tool) auf die Cloud-Dateien zugreifen.


DriveHQ-Dateiablage – Online-Hilfe

DriveHQ-Dateiablage – Online-Hilfe